用 AI 处理会议与邮件

会议和邮件都属于高频信息流：输入多、格式杂、重复动作多，适合让 AI 做转写、分类、提取和起草；承诺、发送和责任归属仍由人确认。

1. 会议工作流

会议记录 → 可跟办的纪要

1. 1
   录音或笔记人负责

   征得同意后录音，或指定一人记要点
2. 2
   转写并区分说话人AI 执行
3. 3
   提取事实、争议与决定AI 执行

   事实与意见分开，争议点标出原文
4. 4
   生成待办、负责人和截止时间AI 执行

   原文没说的写“未指定”，不推断
5. 5
   参会者确认检查点

   归属和承诺必须经人确认
6. 6
   写入任务系统并发送纪要自动触发

   确认后才执行外发与写入

1.1 会前

让 AI 根据背景资料整理议程、待决问题和需要的数据。每个议题都写明期望结果：同步信息、做决定或分配行动。

1.2 会中与会后

转写不等于纪要。纪要至少分为：已确认事实、已作决定、未决问题、行动项和风险。原文没说负责人或日期时，不要让 AI 猜。

2. 邮件工作流

收件箱 → 可审核的回复

1. 1
   收到邮件自动触发
2. 2
   按客户 / 项目 / 紧急度分类AI 执行
3. 3
   提取问题、承诺与附件AI 执行
4. 4
   查询资料或知识库AI 执行

   只允许引用已批准的资料
5. 5
   生成回复草稿AI 执行
6. 6
   人工检查收件人、事实与承诺检查点
7. 7
   发送并创建后续任务人负责

第一阶段只让 AI 分类和起草，不自动发送。稳定后也应对报价、承诺、投诉和敏感客户保留人工审批。

3. 会议纪要模板

主题与时间：
参会人：

已作决定：
- 决定 / 决策人 / 原文位置

行动项：
- 任务 / 负责人 / 截止时间 / 依赖

未决问题：
风险：
下次检查时间：

4. 邮件起草模板

请先提取来信中的问题、日期、金额、附件和对方要求。
再基于【已批准资料】起草回复。
不得新增价格、承诺、政策或交付日期。
无法确认的内容列入“需要我补充”，不要写入正文。
最后检查收件人、称呼、附件和下一步行动。

5. 验收清单

• [ ] 说话人、客户和项目归属正确；
• [ ] 决定与讨论意见没有混淆；
• [ ] 负责人和日期来自原文或经过确认；
• [ ] 回复没有新增未经授权的承诺；
• [ ] 收件人、抄送、附件和敏感信息已检查；
• [ ] 外发动作保留人工确认。

6. 落地案例：跨时区风险例会

项目经理

每周跨时区风险例会的会前准备与会后跟办

!会前挨个翻邮件找进展，会后口头分派任务，下周开会才发现没做

改造前每周约 90 分钟

改造后每周约 35 分钟

这样改造

1. 会前让 AI 汇总本周各渠道进展与阻塞，按议题生成议程
2. 会中只录转写，AI 同步标记争议点和未决问题
3. 会后 AI 输出决定、待办、负责人、截止时间，未明确的写“未指定”
4. 待办经人确认后写入任务系统，再自动通知负责人
5. 下次会前 AI 自动对比上期待办的完成情况并进议程

这样验收

• 每条待办能回链到转写原文
• 负责人本人确认后才收到通知
• 上期未完成项会前就摆在议程里

会议时间缩短一半以上，“上次说的那件事”从口头变成系统里有据可查的记录。

耗时为示例基线，请用你自己的记录为准。更多分角色案例 →

6.1 准备跨时区例会工作空间

创建 AI-Work/风险例会-YYYY-MM-DD/，在 01-原始输入/ 放上期纪要、本周邮件与状态更新、成员时区表和本次转写。在 brief.md 写清会议目标和必须决定的问题；在 acceptance.md 规定负责人、截止时间和状态必须来自原文，外发前必须人工确认。

6.2 会前、会后分两次搭建

1. 会前任务：WorkBuddy 盘点上期待办，按“完成 / 阻塞 / 无更新”生成状态表；从本周材料提取新增风险，形成按决策优先级排序的议程；
2. 人工会前检查：逐项确认状态来源，删除没有证据的推测，补上需要在会上确认的人；
3. 会后样本：从转写中先提取 3 条决定或行动项，核对说话人和时间戳；
4. 全量生成：生成纪要、行动清单和与上期的变化表；
5. 确认后执行：负责人本人确认归属和日期后，再由人写入任务系统并发送。

先用 @上期纪要 和 @本周状态材料生成 pre-meeting.md：上期待办状态、证据位置、新风险、待决问题和建议议程。
会后读取 @本次转写，先抽取 3 条样本；字段为类型、内容、负责人、截止时间、依赖、原文时间戳、确认状态。
没有明确负责人或日期时写“未指定”。不要把讨论意见写成决定。
样本确认后生成 minutes.md、actions.xlsx 和 changes-from-last-week.md；不得发送或创建任务。

6.3 验收、跟催与固化

纪要发出前回听所有决定和高风险待办，随机回听 3 条普通待办；24 小时内收集负责人更正并保留变更记录。连续三周稳定后再连接任务系统，但保持“待审核”状态；每次会前由 WorkBuddy 汇总逾期项，人决定如何跟催。