用 AI 阅读长文档

面对合同、招标文件、财报、说明书或项目文档，最有用的动作通常不是“总结一下”，而是先建立索引，再围绕具体问题检索原文。

1. 先确认文档边界

记录文件名、版本、日期、页数、是否扫描件、是否包含附件。多份文档要先确认哪份是最新版本，避免在旧稿上分析。

2. 四步阅读法

2.1 建立索引

让 AI 输出章节目录、主题标签、关键实体和页码范围，不急着总结观点。

2.2 提出问题

把“总结合同”改成：

找出所有涉及付款、验收、违约、数据使用和自动续费的条款，保留原文、页码、义务主体与待确认问题。

2.3 形成提取表

主题	原文摘要	页码 / 条款	义务主体	风险或问题

任何重要结论都应能回到页码或条款编号。

2.4 跨文档比较

比较版本或供应商时，先统一字段，再让 AI 填表。缺失内容标记“未找到”，不能推断为“不存在”。

3. 扫描件与表格的额外检查

• OCR 可能把金额、日期、小数点和编号识别错；
• 跨页表格可能丢失表头；
• 页眉页脚可能被当成正文重复提取；
• 签字页、批注和附件容易遗漏。

抽查至少三类位置：首页、含数字的关键页、文档末尾与附件。

4. 可复用的工作委托

先不要概括全文。请先建立这份文档的结构索引。
然后围绕【问题列表】逐项提取：
- 原文要点；
- 页码或条款编号；
- 涉及的主体、时间和金额；
- 不确定或互相冲突之处。

未找到时写“未找到”，不要根据常识补写。
最后给出需要我人工阅读的页面清单。

5. 验收清单

• [ ] 文件版本与范围正确；
• [ ] 关键结论有页码或条款定位；
• [ ] 金额、日期、否定词和责任主体已核对原文；
• [ ] “未找到”没有被写成“不存在”；
• [ ] 专业解释由合适的人复核。

合同、财务、医疗等高风险文档中，AI 适合定位和整理，不替代专业判断。

6. 落地案例：供应商合同条款比对

采购专员

比较三家供应商合同中付款、验收、违约和续费条款

!三份合同各 40 多页，用荧光笔逐条找差异，一上午只对比了两份

改造前每轮约 5 小时

改造后每轮约 70 分钟

这样改造

1. 确认三份合同的版本与日期，扫描件先抽查 OCR 质量
2. 让 AI 建立每份合同的条款索引：条款号、页码、主题
3. 按统一字段生成比对表：付款节点、验收标准、违约上限、自动续费
4. 缺失或冲突的条款标“未找到 / 冲突”，不推断
5. 人只精读差异行与风险条款，专业解释交法务复核

这样验收

• 抽 5 条回到页码核对原文
• 否定词与限定语逐条检查过
• 专业解释由法务复核确认

谈判前就拿到了一张差异表，争论从“谁记得对”变成“合同第几条写了什么”。

耗时为示例基线，请用你自己的记录为准。更多分角色案例 →

6.1 准备合同比对工作空间

创建 AI-Work/合同比对-项目名-日期/，使用《WorkBuddy 搭建底座》的目录结构。把三份合同和附件复制到 01-原始输入/，文件名统一为 供应商-版本-日期.pdf。在 brief.md 列出本轮只比较的主题，在 acceptance.md 要求每个单元格都有条款号或页码，未找到时不得推断。

扫描件先人工抽查首页、金额页、签字页和附件页；OCR 错误未处理前，不进入批量提取。

6.2 在 WorkBuddy 中搭建提取与比对

1. 选择合同比对目录为工作空间，要求 WorkBuddy 只建立文件和章节索引；
2. 人工确认合同版本、页数、附件是否齐全；
3. 每份合同只抽取付款和续费各 1 条作为样本；
4. 对照原文校正“原文摘要、条款号、义务主体、期限、金额、例外”字段；
5. 样本通过后处理全部目标主题，先生成各合同提取表，再横向合并；
6. 将“未找到”“表述冲突”“需要法务解释”分开标记，生成精读页码清单。

读取 @01-原始输入 中三份合同及附件，不概括全文。
先生成 document-index.md：文件、版本、日期、页数、附件、章节与页码范围。
等待确认后，对每份合同各抽取 2 条样本，字段为：主题、原文摘要、条款号/页码、义务主体、触发条件、期限/金额、例外、待确认项。
样本确认前不要全量提取。未找到写“未找到”，不得写成“不存在”。
最终生成 clause-source.xlsx、comparison.xlsx 和 manual-review.md。

6.3 验收、交付与下次复用

人工至少核对所有高风险条款和每家 5 条随机条款，重点检查否定词、上限、时间单位和附件引用。法务只在 comparison.xlsx 的差异行上给专业解释；确认版移入 04-已确认交付/。下次比对时复用字段和验收表，不复用旧合同的结论。